يحتاج اطلاق الفعاليات جهد كبير يتضمن التنسيق وكتابة خطة العمل، ثم الترويج، مما يكلف الكثير من الميزانيات. وسنحاول هنا وضع خطة للشركات الناشئة المتوسطة والصغيرة، والرياديين، الذين لا يستطيعون دفع التكاليف العالية لإطلاق الفعاليات او المنتجات لترويج الفعاليات بأقل الأسعار بحيث تمزج بين أدوات الاتصال الجماهيري والإعلام الاجتماعي والعلاقات العامة بحيث يكون الاستهداف الاعلامي بكافة أنواعه مثل صناعة المحتوى وتسويقه، ومشاركته مع نشطاء الإعلام الاجتماعي. ونشره في مواقع التواصل، والمدونات، والمواقع الإلكترونية.
قبل أن تبدأ لابد من صياغة خطة عمل لتحديد الأولويات وتتضمن:
- تحديد الهدف من الحدث.
- تحديد الجمهور المستهدف.
- تحديد فريق العمل والمهام.
قبل الحدث
1- نشر أخبار وبيانات صحفية استباقية في وسائل الإعلام.
2- اطلاق صفحة على الويب تتضمن المعلومات التي يحتاجها الزائر عن الفعالية وكيفية التسجيل.
3- تصميم نشرة صحفية وتحريرها تتضمن لقاءات ومقالات ونشرها إلكترونيا.
4- استضافة المتحدثين في البرامج المشهورة قبل انطلاق الفعالية.
5- تصميم فيديو تعريفي عن الفعالية ونشره في مواقع التواصل الاجتماعي.
7- تصميم كتيب (بوكلت) عن الحدث لنشره في مواقع التواصل وتطبيقات المراسلة خاصة الواتساب.
8- إرسال رسائل “بالبريد الإلكتروني” لدعوة الجمهور تتضمن جرافيك والفيديو ومعلومات الفعالية، وكلمات كبار التنفيذيين، والمتحدثين واقتباسات من كلامهم.
9- دعوة الصحفيين، والكتاب، ونشطاء الإعلام الاجتماعي لحضور وتغطية الحدث.
10- نشر البيان الصحفي للإعلاميين وإخبار وسائل الإعلام بالحدث.
11- تصميم دعوة للحضور الفعالية في مواقع التواصل وتأكيد إعادتها مرة أخرى للتذكير.
12- نشر الحدث عن طريق المدونات الخاصة بالمنشأة او بالتعاون مع المدونين.
13- تحرير رسائل إعلامية ترتبط بالهدف العام بالفعالية واستراتيجية المنشاة.
14- استخدام خاصية الرسائل الخاصة في مواقع التواصل الاجتماعي لدعوة المتخصصين.
أثناء الحدث
15- جدولة التغريدات والمشاركات التي تتضمن الصور والروابط والفيديوهات للتعريف بالحدث، وأهدافه، والمتحدثين، والرعاة، والأجندة، والبيان الصحفي الرقمي.
16- إطلاق الهاشتاق الخاصة بالحدث ودعوة المتابعين للتفاعل.
17- دعوة المتخصصين والمهتمين لمشاركة الحدث وإعادة نشر المحتوى.
18- تصميم إنفو جرافيك متعدد يختصر المعلومات للمتابعين.
19- تسجيل مقابلات مع المتحدثين وانشر اقتباسات من الأوراق العلمية.
20- تسجل جلسات المؤتمر أو الفعالية والتقاط صور لشرائح الأوراق المشاركة.
21- تصميم فلاتر السناب شات لنشر الفعالية لعدد أكبر من الناس.
22- استخدام “سناب شات”، والتعليق على الحدث، وبرنامج بيرسكوب، والفيس بوك لايف للنقل الحي مباشر.
آفاق 