9 خطوات لإنشاء خطة ناجحة للاتصال والعلاقات العامة

لماذا تحتاج  المنظمات استراتيجيات الاتصال والعلاقات العامة؟

تستخدم المؤسسات في العديد من الصناعات المختلفة وحول العالم استراتيجية الاتصال والعلاقات العامة لتحقيق مجموعة متنوعة من الأهداف الشاملة، بما في ذلك:

  • التأسيس والحفاظ على السمعة الإيجابية
  • تعزيز الهوية وزيادة الوعي بالعلامة التجارية
  • بناء ثقة المساهمين والمستثمرين
  • دعم وتعزيز الحملات الإعلامية والتسويقية
  • التعامل الأمثل وقت الازمات

تتخذ استراتيجية الاتصال أشكالا عدة:

الاتصالات الخارجية: تقوم العديد من المؤسسات بتطوير استراتيجيات العلاقات العامة للتواصل  بين المنظمة وجمهورها بهدف كسب رضاهم ونشر رسالتها، كما تهدف الشركات التجارية بالاتصال على نوعين: بالشركات (B2B) والاتصال بين الشركات والمستهلكين (B2C) بهدف تعزيز هوية  الشركة وسمعتها في السوق.

الاتصالات الداخلية: من المهم إبقاء الموظفين على اطلاع حول سياسات المنظمة ومبادراتها واستراتيجياتها من خلال الشفافية والتواصل المفتوح ، تعطي المنظمات الناجحة الثقة والاحترام لموظفيها. فإذا واجهت المنشأة أزمة يكون هؤلاء الموظفين من يدافع عنها وخير سفراء لرسالتها.

https://nalthayt.blog/2019/02/25/

المسئولية الاجتماعية: تعمل كثيرا من المنظمات على إبراز دورها في المجتمعات المحلية التي تمارس فيها أعمالها ، وتضع العديد منها استراتيجيات للعلاقات العامة والتسويق لإظهار مسؤوليتها الاجتماعية لدعم العمل الخيري، وممارسات الأعمال الأخلاقية، والمبادرات البيئية.

لمعرفة الممارسات الخاطئة للمسئولية الاجتماعية والتجارب الناجحة العالمية

https://nalthayt.blog/2019/10/08

إدارة الأزمات: عندما تنشأ المشكلات يجب أن تكون المنظمة قادرة على تقييم الموقف بشكل عاجل، وتقديم معلومات دقيقة واتخاذ الإجراءات اللازمة لحماية سمعتها ومصالحها.

الاتصال في الأزمات فن يصعب على الكثيرين إتقانه، فهو ليس مجرد ردة فعل واستجابة لأزمة أو مشكلة، بل تخطيط مسبق يشمل بناء فريق لإدارة الأزمة ومعرفة الاستراتيجيات اللازمة للتعامل مع الجمهور ووسائل الإعلام

https://makkahnewspaper.com/article/1082328/

  • خطوات لإنشاء خطة ناجحة للاتصال المؤسسي والعلاقات العامة

يتضمن تحليل سوات تحديد هدف المشروع والعوامل الداخلية والخارجية التي تكون مؤاتيه وغير مؤاتيه لتحقيق هذا الهدف

1. أول خطوة لبناء خطة للاتصال:  هي معرفة واقع المنشاة وتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتحديات باستخدام تحليل “سوات” SOWT ، بالإضافة إلى جمع البيانات اللازمة عن المنشأة وتحليلها.

2 . تحديد أهداف الاتصال الخاصة بك، وتكون أهداف عامة وأهداف ذكية قابلة للقياس ، والتأكد من أن تكون متسقة مع أهداف عملك ورسالتك المنظمة. ومن أمثلة هذه الأهداف تحسين صورة علامتك التجارية أو زيادة الحضور الاعلامي.

3.  تحديد الجمهور المستهدف من خلال تحديد المجموعات التي تحتاج التواصل معها ومن الذي يحتاج إلى المشاركة في عملك؟ ومن الأفضل تحديد الفئات العمرية، والحالة الاجتماعية والتعليمية والاقتصادية، والاهتمامات، ومعرفة سلوكيات الجمهور.

4 . وضع استراتيجيات لكل هدف  للوصول نحو أهدافك المخطط لها، وتشمل الاستراتيجيات طرق الاتصال، والرسائل المراد إيصالها، وغيرها من الأنشطة المتعلقة بالوصول إلى هدفك. ويمكن أن تخدم هذه الاستراتيجيات أغراضا عدة لتحقيق هدف، وقد تؤدي بعض الاستراتيجيات إلى تحقيق أهداف عدة.

5. تنفيذ الاستراتيجيات:  بعد وضع الاستراتيجيات لكل هدف جاء دور استخدام التكتيكات لتنفيذ كل استراتيجية للعمل نحو الوصول إلي الاهداف وقد يكون لديك عدة تكتيكات لكل استراتيجية.

6 . تحديد أنشطة الاتصال: وتشمل الأنشطة أساليب الاتصال التي ستستخدمها مثل وسائل الإعلام كالمواقع، والبرامج التلفزيونية، والإذاعية، والصحف والمجلات والمنصات الرقمية، والفعاليات المتنوعة. والعلاقة مع الصحفيين والمؤثرين وقائمة بالتواصل معهم، بالإضافة صناعة المحتوى.

7. التقييم:  في استراتيجية الاتصال اسأل نفسك دوما هل وصلت للغاية والأهداف التي وضعتها وذلك من خلال القياس والمراقبة، والنظر في الرأي العام وردود الافعال، لأن هذا سوف يعطيك وجهة نظر مختلفة على فعالية الاستراتيجيات الخاصة بك.

8. تحديد الميزانية: تأكد من أن خطة الاتصال الخاصة بك تتضمن التكاليف الموظفين، والنقل، والإنتاج والتشغيل ، والتعاقدات الأخرى.

9. إنشاء جدول زمني وقائمة بالمهام:  لمساعدتك في تتبع ما يخطط وما تم تنفيذه ومعرفة التواريخ المهمة لإطلاق المنتجات، والأحداث السنوية الكبرى، والنشاط الإعلامي المخطط له، والحملات المتنوعة، والمشاركة في المعارض، والمؤتمرات الصحفية .

بناء استراتيجية ناجحة لمنصات التواصل الاجتماعي


لماذا صياغة الاستراتيجية؟

يذهب كثيرا من مسئولي الاعلام الاجتماعي والعلاقات العامة والتسويق الرقمي إلى تدشين حسابات على مواقع التواصل الاجتماعي دون صياغة استراتيجية واضحة الأهداف تمكنهم من الاستفادة من الوجود وتحقق الهدف المنشود من استخدام المنصات الرقمية. ومن أهم أسباب فشل كثيرا من حسابات المنشآت العامة والخاصة في مواقع التواصل الاجتماعي هو عدم وجود استراتيجية مكتوبة وواضحة. فالاستراتيجية لوسائل الاعلام الاجتماعي ليست مجرد تدشين حسابات أو نشر تحديثا وإعلام الجمهور بمنتج أو خدمة جديدة للبيع، بل هي وسيلة مهمة تمكن  القطاعات ومديري الإعلام الاجتماعي من التفاعل مع الجمهور المستهدف وفهم متطلباته.

هنا الخطوات الضرورية  التي لابد أن تحتويها استراتيجية الاعلام الاجتماعي.

الخطوة الأولى: صياغة الأهداف

يعد تحديد الهدف الخطوة الأولى في إنشاء استراتيجية وسائل الإعلام الاجتماعي، وهنا بعض الأفكار لأهداف وسائل الإعلام الاجتماعي والتي لابد أن تتوافق مع الأهداف العليا للإدارة.

  • فهم ماذا تريد؟ وإلى أين أنت ذاهب؟
  • ما الغرض من تدشين وسائل الإعلام الاجتماعي ؟
  • هل الهدف زيادة الوعي بالعلامة التجارية أم بناء الهوية؟
  • هل الهدف زيادة المبيعات؟
  • أم زيادة الزوار على موقع الانترنت؟
  • أم زيادة ولاء الجمهور أو العملاء والاحتفاظ بهم؟

ومن الأفضل تحديد (نقاط القوة والصعف والفرص والتحديات) باستخدام تحليل SOWT لمعرفة واقعك الحالي وكيف يمكن تطويره.

الخطوة الثانية: اختيار أهداف ذكية

لنجاح استراتيجية الاعلام الاجتماعي لابد من وضع أهداف ذكية S.M.A.R.T. (محددة، وقابلة للقياس، وقابلة للتحقيق، وذات صلة بالموضوع، ومحددة بوقت).

فعلى سبيل المثال إذا كان هدفك زيادة الوعي بالعلامة التجارية، فإنك تحتاج لزيادة ذكر العلامة التجارية الخاصة بك على وسائل الإعلام الاجتماعية بنسبة 50 في المئة، والأخذ في الحسبان توافق الأهداف وارتباطها بأهداف المؤسسة، وأن يكون الهدف قابل للتحقيق وليست مجرد أمنيات، والتأكد من أن الأهداف محددة بوقت زمني فعلى سبيل المثال، تحتاج إلى تحقيق نموا بنسبة 50 في المئة في الوعي بالهوية في غضون ستة أشهر. وبمجرد تعيين أهدافك والتأكد من أنه يمكن قياسها. وابحث عن أدوات تحليل مواقع التواصل لمتابعة وتحليل أهدافك، وإلى أين وصلت مما يساعدك على اكتشاف المشكلات في وقت مبكر.

الخطوة الثالثة: استهداف الجمهور

الخطوة الثالثة في إنشاء استراتيجية مواقع التواصل هي تحديد الجمهور المستهدف، فلا تنجح لاستراتيجية وسائل الاعلام الاجتماعي إلا إذ استهدف الأشخاص المناسبين بالرسائل المناسبة، ولفهم الجمهور لابد من استهداف الفئة العمرية من 18-35 إذا كنت تريد الشباب هواة التقنية ومستخدمي وسائل التواصل الاجتماعي. ويعد تحديد الجمهور من أهم خطوات النجاح في مواقع التواصل الاجتماعي ويمكن تحديد فئات الجمهور من خلال معرفة:

– التركيبة السكانية

– المهن

– مستوى الدخل

– العادات الاجتماعية

– الأنشطة والاهتمامات

– المحتوى المفضل

الخطوة الرابعة: البحث عن المنافسين

عندما يتعلق الأمر بوسائل التواصل الاجتماعي، فإن فهم المنافسين يمنحك الكثير لمعرفة ما يصلح وما لا يصلح، لإن المنافسين يستهدفون الزبائن نفسهم الذين تستهدفهم. وعند تجاهل دراسة المنافسين، فإنك تخسر فرصة للتعلم من نجاحاتهم ومن أخطائهم، فدراسة المنافسين يسهم في تطوير رسالتك وتقديم قيمة مضافة.

ويشمل البحث عن المنافسين معرفة الشبكات الاجتماعية النشطة، ودراسة محتواها، ونوع المصادر التي يستخدمونه، وكيفية الحديث عن المنتجات والموضوعات التي يتم التركيز عليها. وذلك عن طريق زيارة  حسابات الإعلام الاجتماعي لمنافسيك واكتب إجابات عن الأسئلة التالية:

ما هي الشبكات الاجتماعية التي يستخدمونها؟

كيف يستخدمون وسائل التواصل لزيادة الإيرادات؟

ما هي الموضوعات الأكثر شعبية لجمهورهم؟

ما هي الاستراتيجيات التي يعملون بها؟

ما الذي يفتقدونه؟

الخطوة الخامسة: تحديد المنصات وفريق العمل

الخطوة الخامسة في بناء استراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي تحديد المنصات الرقمية، وتحديد الأولويات والمهام الموكلة لفريق العمل، ومن الأفضل أن توضح هذه الخطوة التالي:

  • المنصات الرقمية التي يتواجد فيها جمهورك مثل: تويتر، فيسبوك، لينكد أن، إنستجرام، سناب شات، ويفضل أن تبحث عن المنصات التي تخدم استراتيجيتك ولا تضيع جهودك بين جميع المنصات.
  • فريق العمل مثل: مديرو الشبكات الاجتماعية، صناع المحتوى، ومخططو الاستراتيجيات،  والمصممين، ومحللي البيانات، وتحديد المهام الموكلة لهم ومدة الانتهاء منها.

الخطوة السادسة : صناعة المحتوى وجدولته

تحدد نوعية المحتوى المراد نشره على مواقع التواصل الاجتماعي مثل: المحتوى المرئي أو الإعلانات الرقمية أو التسويق بالمحتوى. في هذا القسم من استراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي، ستوثق إرشادات لمحتوى الوسائط الاجتماعية الخاص بك أبدأ بإنشاء دليل يوضح كيفية تواصلك مع متابعيك :

هل تسعى للترفيه أو الإعلام أو التعليم؟

هل ستستخدم الفكاهة أو الإلهام أو البيانات للتواصل مع الجمهور؟

كيف ستستجيب لشكاوى الجمهور؟

كيف يمكنك التعامل مع المتصيدون الإنترنت؟

عيّن سياسات يمكن لفريقك اتباعها حتى تتسق الطريقة التي تتواصل بها علامتك التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي. بعد ذلك اختر أنواع الوسائط التي ستنشرها وتأكد من:

  • كيف ستصمم المحتوى الخاص بك لكل منصة، فكل شبكة اجتماعية لها شخصية مميزة، ومن ألأفضل عدم إعادة نشر المادة نفسها والرسائل على كل منصة.
  • خذ الوقت الكافي لصياغة التسميات التوضيحية والصور ومقاطع الفيديو الخاصة بك وتحسينها من أجل لتتناسب مع المنصة.
  • تضمين إرشادات تضمن توافق المحتوى الخاص بك مع أهدافك.
  • وضع سياسات تشرح كيف سيحدد فريقك جدولة مشاركاتك.

الخطوة السابعة: قياس الأداء

فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية التي تساعد في قياس المشاركة والوصول ومعرفة العائد من الاستثمار:

الوصول

ردود الفعل

الاعجابات

التعليقات

المشاركات

النقر على الروابط

مشاهدات الفيديو

متوسط وقت المشاهدة

ذكر العلامة التجارية

زيارات الملف الشخصي

الوقت الذي يقضيه الزائر للموقع

المصادر:

https://blog.hootsuite.com/how-to-create-a-social-media-marketing-planhttps://blog.sharelov.com/how-to-create-a-social-media-strategy/#infographic d