كيف نعزز الاتصال الداخلي بالموظفين


الاتصال الداخلي هو التواصل داخل المؤسسة أو الشركة وجماهيرها مثل: الموظفين وأصحاب المصلحة، والمقاولين، والمساهمين، والموردين، والمجتمع، والموظفين. ويهدف إلى التأثير على  سلوكيات القوى العاملة من خلال إعلامهم وإشراكهم في تحقيق طموحات المنشأة، والتغلب على التحديات التي تواجهها. كما يهدف إلى تشجيع الموظفين على المشاركة من أجل التحسين المستمر.
ومن الأخطاء التي تمارس في أقسام الاتصال المؤسسي والعلاقات العامة في القطاعات العامة والخاصة التركيز على الجمهور الخارجي وإهمال موظفيها. إذ لا يقل الاتصال الداخلي أهمية عن الاتصال الخارجي فالموظفين هم سفراء المنظمة والعلامة التجارية، ولهم تأثير كبير في خلق الانطباع الجيد عن المنشاة. وتولي القطاعات والشركات أهمية للاتصال الداخلي لدوره في خلق الرضا الوظيفي عن المنشاة، وسياساتها والتفاعل والاندماج مع برامجها. فالموظفين هم سفراء المنظمة ولابد من الاهتمام باحتياجاتهم الفردية واحترامهم وقبولهم في بيئة العمل.

قبل البدء

قبل ان تتواصل مع الجمهور الداخلي لابد من البحث في واقع الاتصال الداخلي في منظمتك الحالي ومعرفة نقاط القوة، والضعف، والفرص، والتحديات للحصول على صورة أوضح عن واقع الاتصال بالجمهور الداخلي. ثم البدء في تصميم خطة للاتصال الداخلي تتضمن الأهداف التي تريد تحقيقه، وطرق التواصل مع الجمهور الداخلي والمعلومات التي تريد توصيلها للعاملين.

مسئول السعادة المؤسسية

يستخدم مديرو “الاتصال الداخلي” أو “السعادة المؤسسية” مهاراتهم في التخطيط والكتابة والتحرير لإنشاء المواد والمحتوى، وتنظيم الأحداث لموظفي المنشأة. مثل صناعة المحتوى الارشادي والتعليمي الذي يُعلم الموظفين بأهداف وسياسات المنشأة وذلك من خلال نشر الرسائل الإخبارية أو رسائل البريد الإلكتروني أو النشرات، وتحديث لوحات النشرات أو تقاويم الأحداث وإنتاج المحتوى التحفيزي في وسائل الاتصال الرقمية.

كما يعمل مسئولو الاتصال الداخلي على كسب الرضا الوظيفي بين الموظفين عن طريق إدارة الاستطلاعات لفهم المشكلات التي تواجهه العاملين في الشركة ومن ثم وضع الحلول المناسبة لها. بالإضافة إلى ترتيب الأنشطة التي تسهم في إشراك الموظفين وتعزيز أدائهم الوظيفي.

الفرق بين الاتصال الداخلي والخارجي والوسائل والأدوات المستخدمة

ولتحقيق السعادة المؤسسية يفضل قراءة المقال

كيف نجعل الموظفين سعداء

طرق تعزيز الاتصال الداخلي

  1. تعزيز الشفافية في منظمتك من خلال إخبار الموظفين بجديد المنظمة وتوضيح رؤية الإدارة العليا ورسالتها وما الذي تريد تحقيقه وانجازاتها. وألا يترك العاملين يستقون أخبار المؤسسة من الخارج”

“إذا كنت لا تعطي المعلومات للناس، سوف يجدون شيئا لملء الفراغ”. كارلا أوديل، الرئيس التنفيذي للمركز الأمريكي للإنتاجية والجودة

 وتتعزز الشفافية في المؤسسات بالحوار المفتوح والاتصال المباشر مع الموظفين ومعرفة أفكارهم وطموحاتهم. فعلى سبيل المثال ” عندما كنا في أمريكا للدراسة وضع مدير الجامعة طريقة رائعة للتواصل مع الطلاب وهو عبارة عن يوم مفتوح للقهوة سماه ” بوب كوفي” حيث يجلس مع الطلاب ويحتسي القهوة ويستمع لآرائهم وطموحاتهم.

2 الاتصال من الأسفل إلى الأعلى من خلال افساح المجال للعاملين للمشاركة بآرائهم من خلال قنوات الردود مثل صناديق الاقتراحات أو البريد الإلكتروني لطرح أفكار تسهم في تطوير الاعمال.

يقول: جوزيف بادركو أستاذ أخلاقيات الأعمال، في كلية هارفارد للأعمال

“لا يمكن التواصل دائما باتباع نموذج من الأعلى إلى الأسفل. فمع سيولة المعلومات في الأعمال التجارية اليوم، يجب على القادة أن يكونوا مستمعين بارعين؛ ويحتاجون القدرة على التلقي وكذلك الإرسال “.

 3 الاتصال المرئي مثل الشاشات الرقمية والفيديوهات والصفحات الداخلية التقنية تخلق اتصال رائع وتجعل الموظف على علم بالسياسات العامة للإدارة وأخبار المنظمة وفعالياتها كذلك أخبار الموظفين ونجاحاتهم. ولا يكتفى بتزويد العاملين بالمعلومات أنما تحفزيهم فمثلا تطبق بعض الشركات الاقتباسات والعبارات التحفيزية في ببيئة العمل

4 الترفيه في بيئة العمل يحفز الموظفين على طرح الأفكار الرائعة وتطبق هذا السياسة شركة “أعمار دبي” عندما جعلت موظفيه بدون مكاتب وجميعهم يعلمون في مقهى وفرته الشركة، كما تطبق كثيرا من الشركات هذا المبدأ من خلال توفير الألعاب الترفيهية في وقت الاستراحة في العمل.

5 من أهم طرق تعزيز التواصل بالجمهور الداخلي هو الثناء على العاملين في المنظمة بذكر انجازاتهم وإعلانها أو وضع جائزة للأفراد وفرق العمل، وتوزيع شهادات الشكر للعاملين المبدعين في العمل أو في خدمة المجتمع مما يزيد من ولائهم للمنظمة. ويتمثل تقدير الموظف في أعطاه الحوافز المالية والتأمين الطبي وتطوير مهاراته بالتدريب وحضور ورش العمل والمؤتمرات. وبحسب دراسة استقصائية أجريت في 2012 من قبل الجمعية الأمريكية للطب النفسي وجدت أن الموظفين الذين يشعرون بالتقدير يظهرون مستويات أعلى من المشاركة والرضا”.

ولمزيد من الطرق والوسائل حول تعزيز الاتصال الداخلي

كيف نستعمل الإعلام الاجتماعي لتعزيز المشاريع الناشئة

استمعت مؤخرا لمجموعة من الشباب الرياديين (ستارت أب) الذين طرحوا أفكارا رائعة لتأسيس المشروعات الرقمية، وبناء خططهم التسويقية لكن لاحظت لديهم فجوة في معرفة استراتيجيات وسائل التواصل الاجتماعي، وكيفية استخدامها بشكل أمثل، والوعي بأهميتها بالنسبة للقطاع الأعمال الريادية. تمثل وسائل الإعلام الاجتماعي أهمية كبيرة للشركات الناشئة لدورها في نمو العائد من الاستثمار، وتقليل الإنفاق على الإعلانات، والوعي بالعلامة التجارية. وسنحاول من خلال هذه المقالة في توضيح كيفية استخدام مواقع التواصل الاجتماعي للمشروعات الناشئة.

  1. من أهم الأهداف لاستخدام منصات التواصل الاجتماعي هو الوعي بالعلامة التجارية وذلك من خلال نشر المحتوى لتوعية الجمهور وتثقيفه حول المنتجات والخدمات. ولمعرفة الوعي بالعلامة التجارية يفضل مراقبة وسائل التواصل باستخدام الأدوات التقنية المتنوعة وذلك لتتبع معرفات المتابعين، ومدى وصول المشاركات، إضافة إلى مدى تفاعل الجمهور وانطباعه عن العلامة التجارية. كما تساعد مراقبة وسائل التواصل في معرفة توزيع المحتوى استنادا إلى الموضوعات ومعرفة أنواع المحتوى المناسب للجمهور.
  2. تسهم وسائل التواصل في مزيدا من التفاعل مع الجمهور مما يساعد الشركة في تحسين مستوى خدمة العملاء وبناء علاقة متميزة عن طريق الرد على استفساراتهم ومشاركاتهم. وتتيح وسائل الإعلام الاجتماعي فرصة رائعة لكسب معلومات عن اهتمامات العملاء ومعرفة سلوكياتهم من خلال مراقبة تعليقات الجمهور لمعرفة ما يفكر فيه عن نشاط الشركة وخدماتها.
  3. تعمل كثير من العلامات التجارية إلى زيادة المبيعات من خلال التسويق بالإعلام الاجتماعي الذي يحظى بأولوية كبرى للمسوقين، فوفقا لموقع   Hootsuite أن 92في المئة من المسوقين اعترف أن التسويق باستخدام وسائل الاعلام الاجتماعي مهم جدا لإعمالهم التجارية. ويعد استقطاب العملاء المحتملين جزء مهم من عملية البيع حيث يستخدمه المسوقين لجمع المعلومات عن العملاء المحتملين من خلال عدة طرق، سواء عبر الإنترنت أو خارجها، من أجل العثور على مزيد من العملاء المحتملين، وجمع المعلومات الشخصية من عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف، وعدد مرات تحميل المحتوى وعدد النقرات على الروابط والصور، وعدد الأشخاص الذين شاركوا في تبادل المعلومات عن الشركة.
  4. تساعد وسائل الإعلام الاجتماعي في إدارة السمعة الإلكترونية للشركات وتعد جزء مهم من الاستراتيجية التسويقية، حيث تسهم بشكل فعال في التعامل مع تعليقات العملاء وشكاويهم، والحد من السلبية التي تنتشر في الانترنت والسيطرة عليها قبل أن تضرر سمعة الشركة. وتهدف إدارة السمعة إلى مراقبة ما يقال عن العلامة التجارية وانطباعات الجمهور حولها، وتحويل المشاعر السلبية إلى إيجابية من خلال التجاوب مع العملاء وحل مشكلاتهم.
  5. تسهم الشبكات الاجتماعية في زيادة عدد الزوار على موقع الشركة الرئيس أو المدونة الخاصة بها، إذ تعد من أهم المصادر للزيارات، فعلى سبيل المثال يسهم إعادة التغريد والمشاركات وتحميل الفيديوهات والتطبيقات عبر الشبكات الاجتماعية في رفع معدل ترتيب موقع الشركة في محركات البحث.
  6. تعزز وسائل التواصل ولاء الجمهور للعلامة التجارية ووفقا لتقرير نشرته جامعة تكساس للتكنولوجيا، فإن الشركات التي توجد في قنوات التواصل الاجتماعي تتمتع بولاء أعلى من قبل عملائها. وينصح التقرير أنه “ينبغي على الشركات الاستفادة من الأدوات التي يوفرها الإعلام الاجتماعي عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع جمهورها”

9 خطوات عملية لإتقان مهارة الكتابة والتدوين

مهارة الكتابة من أهم مهارات الاتصال ‏ويصعب على الكثيرين إتقانها.

#انفوجرافيك‬ #صناعة_المحتوى‬ ‏‫ #التدوين‬#المدونات‬#الإعلام_الاجتماعي‬#العلاقات_العامة‬

#المقال_الصحفي‬ ‏‫#الصحافة‬ #مهارة_الكتابة‬ #مهارات_الاتصال

8 أخطاء تجنبها أثناء الاتصال في الأزمات

الاتصال في الأزمات فن يصعب على الكثيرين إتقانه، فهو ليس مجرد ردة فعل واستجابة لأزمة أو مشكلة، بل تخطيط مسبق يشمل بناء فريق لإدارة الأزمة ومعرفة الاستراتيجيات اللازمة للتعامل مع الجمهور ووسائل الإعلام.

إن نجاح القطاعات الحكومية والخاصة وإخفاقها يعتمدان على الفهم الصحيح والتعامل الأمثل لإدارة أزمات الاتصال.

لقد تعرضت بعض الجهات الحكومية والشركات مؤخرا لأزمات اتصال، مما كان له أثر سلبي على سمعة تلك الجهات وردود فعل غاضبة من قبل المجتمع، وسنحدد هنا بعض الممارسات الخاطئة التي تقع في كثير من الجهات الحكومية والشركات أثناء إدارة الأزمة.

1. عدم وجود خطة اتصال تضم كبار المسؤولين والقانونيين وخبراء الاتصال والمتحدث الرسمي ومصادر ومعلومات عن كل أطراف الأزمة، فالتخطيط والتحضير المبكر وتوقع الأزمة تقلل من آثارها السلبية.

2. التزام الصمت

حتى تتفاقم المشكلة، مما يؤدي إلى صعوبة السيطرة عليها، كالنعامة التي تدفن رأسها في الرمل بينما بقية جسمها مكشوفة. والحل في الاستجابة السريعة بجمع الحقائق حول المشكلة وإطلاع الجمهور على آخر المستجدات.

3. حراسة المحادثات في مواقع التواصل والانترنت والعمل على تشتيت الجمهور إلى قضايا أخرى في محاولة لتخفيف الأزمة وعدم الاعتراف بالمشكلة أو التقليل من شأنها، فالشفافية في التعامل جزء من حل المشكلة والاعتراف بها ووضع الحلول اللازمة لها.

4. التواصل بشكل متقطع مع الجمهور واستخدام لغة غير واضحة أو مطولة مملة أو استخدام الاختصارات التي لا تقدم معلومة كافية، مما يربك الجمهور ويجعله يعتمد على معلومات الشبكات الاجتماعية التي تكثر فيها الشائعات والتعليقات السلبية.

5. خداع وسائل الإعلام والتعامل معها كالعدو، مثل إحدى الشركات التي قامت بحظر بعض من نشطاء وسائل التواصل الاجتماعي بسبب ردهم على الشركة ونشر مشاركات تنتقد أداء الشركة. أيضا هناك بعض الجهات والشركات لا تستجيب لردود الصحفيين ووسائل الإعلام.

6. نشر البيانات الصحفية ضعيفة الصياغة وغير المهنية، وعدم استخدام مواقع التواصل بفعالية كما عملت إحدى شركات الطيران الأمريكية لبث فيديوهات حية للمسؤولين والمتحدثين الإعلاميين وتغطية مكان الحادثة. فاستخدام وسائل الإعلام الاجتماعية يقلل من حدوث الشائعات التي قد تتحول إلى كابوس.

7. نسيان الموظفين والتركيز على أصحاب المصلحة الآخرين والمجتمع الخارجي كوسائل الإعلام، وهذا من أهم الأخطاء التي تمارسها بعض الجهات الحكومية والقطاع الخاص، فالموظفون هم السفراء الحقيقيون ومن يدافع عن المنظمة أثناء غيابها.

8. تجاهل الجانب العاطفي أثناء إدارة الأزمة والتركيز على جانب المعلومات والحقائق، فالعملاء وسلامة رفاهيتهم أولى من التفاصيل الأخرى. ومن المهم إظهار التعاطف معهم خاصة الضحايا المتأثرين من الأزمة، ومعالجة الأضرار التي لحقت بهم.

إنفوجرافيك يوضح خطوات لاستخدام الإعلام أثناء الأزمات