10 خطوات لكتابة خطة الاتصال الاستراتيجي

التواصل هو مفتاح إدارة الأعمال. ونقطة السر هو أن يكون لديك خطة اتصال قوية للحفاظ على جميع الفرق وأصحاب المصلحة. لكن كيف تكتب خطة اتصال وما هي بالضبط؟ في هذه التدوينة، سنستكشف 10 خطوات أساسية لكتابة خطة اتصال تطبق بسهولة عبر القنوات المتعددة.

ما هي خطة الاتصال؟

خطة الاتصال هي مستند أو تقويم يوفر لفرق التسويق والعلاقات العامة بنية متماسكة لصياغة رسائلهم. لقد تم تصميمه بحيث يكون لدى الجميع فهم واضح لأصحاب المصلحة الذين يجب الاتصال بهم ومتى. خطتك هي المادة اللاصقة التي تساعد حملتك على تجنب أي حواجز على الطريق ، والوقت الذي يعلق فيه المسوقون في رتابة الرسائل. عند كتابة خطة اتصال ، فكر في الأمر كقالب يمكنك استخدامه لجميع جهود الاتصال المختلفة. يغطي الاتصال من منظور التسويق والعلاقات العامة الكثير من القواعد، والتماسك في التخطيط عبر جميع الفرق مهم للغاية.

ما الفرق بين خطتي الاتصال الداخلي و الخارجي؟

خطة الاتصالات الداخلية هي الإطار الذي تستخدمه عند التواصل مع جميع موظفيك. يمكن أن تتضمن أنواع الاتصالات في خطتك تحديثات الشركة وإعلانات المنتجات وأخبار الأعمال المهمة الأخرى. غالبًا ما يتم تسليم هذه التحديثات الداخلية عن طريق رسالة إخبارية داخلية. تحدد خطة الاتصالات الخارجية كيف ومتى ولماذا وأين تحتاج إلى التواصل مع جماهيرك المختلفة مثل: متابعي وسائل التواصل الاجتماعي ومشتركي البريد الإلكتروني، وأصحاب المصلحة الخارجيين الآخرين مثل المستثمرين.

يتطلب التخطيط لهذا الاتصال، سواء كان داخليًا أو خارجيًا، وجود استراتيجية واضحة حتى تعرف من الذي يجب الاتصال به أولاً وما الذي تريد تحقيقه عند تسليم الرسالة. هل الهدف هو تشجيع مشاركة الموظفين حول بعض أخبار الشركة المثيرة؟ ثم تحتاج إلى الاتصال بمدير الوسائط الاجتماعية أولاً. هل الهدف من الإعلان عن تحديث برنامج جديد؟

ما الذي يجب أن تتضمنه خطة الاتصال؟

كيفية كتابة صورة مشاركة مدونة لخطة اتصال . كلما كنت أكثر تحديدًا فيما يتعلق بالأوقات والتواريخ وجهات الاتصال والأهداف لكل بيان، زادت فائدة خطة الاتصال الخاصة بك في الحفاظ على توافق الجميع.

يجب أن تتضمن خطة الاتصالات الفعالة ما يلي:

  • جدول زمني واضح

من الذي يجب التواصل معه ومتى؟ احصل على قائمة بجميع أصحاب المصلحة المحتملين ، الداخليين والخارجيين ، الذين سيتلقون الاتصالات من شركتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تعلن عن تحديث منتج ، فهل سيتضمن بيانًا صحفيًا؟ هل يجب الإعلان عنها للمستثمرين أولاً؟ متى سترسل اتصالات داخلية بعد صدور البيان الصحفي؟

  • الأهداف

تأكد من تضمين الأهداف المحددة وراء كل نوع من أنواع الاتصالات من شركتك. لاحظ أن الأهداف يجب أن تنطبق على وجه التحديد على طريقة الاتصال (مثل التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني)

  • الرسائل الرئيسة

ما هي الرسائل الأساسية التي تريد إيصالها ؟ يجب أن يكون هذا مرتبطًا بأهدافك. إذا كان رئيسك التنفيذي يتحدث في مؤتمر ، فأنت ترسل إليه خطة اتصال تسلط الضوء على الرسائل الرئيسية التي يجب عليه / عليها تضمينها في العرض التقديمي حول حصتك في السوق ، أو توقعات التوظيف ، أو الأسواق الجديدة التي دخلت إليها مؤخرًا. يجب أن تكون هذه الرسائل الرئيسية مصممة لتناسب الفئة الديموغرافية التي تحاول الوصول إليها ، وأن تتناسب مع الوسيط الذي تستخدمه للتواصل معهم. نصيحة: تذكر أن تفكر في صوت علامتك التجارية وشخصيتها عند تطوير الرسائل الأساسية أثناء التخطيط للاتصالات.

كيف تكتب خطة اتصال؟

عند صياغة خطتك ، إليك 10 خطوات مهمة يجب وضعها في الحسبان للتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. ستتطور إستراتيجيتك دائمًا ، ومن المهم السماح لها ، ومع ذلك ، فإن الخطوات أدناه توفر نقطة انطلاق رائعة لبناء نموذج يمكن أن يكون بمثابة نقطة مرجعية لمؤسستك:

1. تحديد الوضع الحالي

ابدأ في تخطيط خطة الاتصال الخاصة بك بناءً على الحالة الحالية لاستراتيجية التسويق الخاصة بك وعائد الاستثمار الذي رأيته في العام السابق. سيكون تحليل تقارير وسائل التواصل الاجتماعي أو التقارير التسويقية بشكل عام أمرًا بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بالإبلاغ عن اتجاه استراتيجيتك،. يمكنك إجراء هذا التحليل بنفسك ، ولكن يمكن أن تكون عملية طويلة.، فيمكنك استخدامه لاكتساب رؤى متعمقة حول كيفية عمل استراتيجية الاتصال الحالية والسابقة ، وتتبع تطورات الصناعة ، ومتابعة المنافسين.

لتبدأ ، استخدم المقاييس التالية وابحث عن أنماط لتحسين خطتك:

التعرض لوسائل الإعلام – تتبع حجم التغطية (التحريرية ووسائل التواصل الاجتماعي) بمرور الوقت.

أعلى المصادر – يقسم  مشاركات وسائل التواصل الاجتماعي حسب القناة أو المنشور.

تحليلات جوجل – يوفر صورة أوضح عن أنواع المنشورات التي تولد حركة مرور على موقع الويب.

حجم التغطية – يقارن حجم التغطية لموضوعين / منافسين أو أكثر.

المشاعر –  تقيم نغمة تغطية العلامة التجارية بمرور الوقت.

الموضوعات الشائعة – تكشف عن أنماط المحادثة المحيطة بالموضوع.

 أفضل المواقع – تساعد في تحديد أفضل الأسواق التي تناقش علامة تجارية أو حدثًا.  

أهم المشاركات الاجتماعية – توضح المحتوى الاجتماعي الذي يتمتع بأعلى قيمة للوصول الاجتماعي خلال نطاق زمني معين.

2. كن واضحا بشأن الأهداف

حدد بوضوح أهداف الاتصال وأهدافه ضمن خطتك. التحديد مفيد للغاية في هذه الخطوة – اكتب تفاصيل من تخطط للتواصل معه ولماذا. تأكد من أن استراتيجيتك تسير جنبًا إلى جنب مع أهداف الأعمال المختلفة للقسم. من الأسهل كثيرًا الحصول على موافقة إذا تمكنت من إثبات كيفية مساهمة خطتك في الصورة الأوسع ، وتوضيح كيف تفيد الشركة وتحقق عائد الاستثمار الأساسي.

3. صياغة استراتيجيتك

تتمثل الإستراتيجية المدروسة جيدًا في المكان الذي يمكنك فيه تحديد عناصر العمل الفعلية وتحديد المسؤوليات لإحياء خطة الاتصال الخاصة بك. هناك العديد من النماذج والقوالب التي يمكن للمسوقين استخدامها لتعيين هذه التأثيرات الداخلية والخارجية بما في ذلك تحليل SWOT و Porter’s 5 Forces و PESTEL.

يعد تحليل SWOT مكانًا جيدًا للبدء عند تحليل الرؤى الداخلية والخارجية. SWOT تعني نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات. يمكنك استخدام إطار العمل هذا لقياس التقدم المحرز في نشاط الاتصال الجديد للتأكد من أن خطتك فعالة بقدر الإمكان. يستخدم نموذج بورتر على نطاق واسع لتقييم القوى الخارجية ، إلى جانب تحليل PESTEL (السياسي والاقتصادي والاجتماعي والتكنولوجي والبيئي والقانوني). يمكنك استخدام هذا النموذج عندما ترغب في تحديد ما إذا كانت خطتك بحاجة إلى التغيير بناءً على نشاط المنافس ، أو تحولات الشركة الداخلية الكبيرة ، أو إذا لاحظت حدوث أزمات محتملة.

4. من هو جمهورك؟

ربما تمتلك شركتك بالفعل فكرة واضحة عن من هو جمهورك المستهدف وشخصياتك التسويقية المختلفة. ولكن من الأفضل دائمًا إعادة النظر في هذه العناصر نظرًا لأن المؤشرات يمكن أن تؤثر على سلوك المستهلك وسيؤثر ذلك على كيفية تواصلك معهم. يعد استخدام أداة الاستماع والمراقبة الاجتماعية مكانًا رائعًا للبدء – حيث يتيح لك الانغماس في مجموعة التركيز الطبيعية لوسائل التواصل الاجتماعي لاكتساب فهم أعمق لجمهورك المستهدف.

تذكر أن خطة الاتصال الخاصة بك يجب أن تأخذ في الاعتبار الكثير من الجماهير المختلفة – وستختلف نغمة الرسائل وسياقها اعتمادًا على الشخص الذي تتواصل معه. على سبيل المثال ، تختلف طريقة توصيل الخبر نفسه إلى مستثمر اختلافًا كبيرًا عن كيفية توصيله إلى متابعيك على وسائل التواصل الاجتماعي.

5. ما هي الرسالة؟

نص أبيض على طباشير الأرصفة يقول “لقد حصلت على هذا”. يعد فهم الرسالة التي تريد إرسالها أمرًا مهمًا لخطة الاتصال بشركتك.

ما هي الرسالة التي تحاول إيصالها؟ الرسائل التي نجحت العام الماضي ليست مضمونة للعمل في العام الحالي ؛ هذا صحيح بشكل خاص إذا كانت هناك تغييرات في الصناعة أو تحولات داخلية في شركتك. على سبيل المثال ، قد يأتي أحد المنافسين إلى مساحتك ، مما يجعلك لم تعد المورد الأكثر ابتكارًا.

يجب بعد ذلك تعديل اتصالاتك لنقل دعامة قيمة أكثر إغراءًا ، ويجب أن تعمل على تحسين الطريقة التي تمثل بها منتجك. أثناء إجراء هذا التغيير ، ضع في اعتبارك كيف يجب أن تبحث استراتيجية الاتصال الخاصة بك عن السماح لأصحاب المصلحة الرئيسيين بمعرفة ذلك.

6. اختيار  قناة الاتصال

غطاء صندوق موسيقى قديم ، مع أزرار اختيار. يعد اختيار قنوات المراسلة الخاصة بك خطوة مهمة لخطة الاتصال الخاصة بك أين ستجري رسائلك؟ حدد قنوات الاتصال التي سيتم استخدامها ، ومتى ستستخدمها ، ولمن تستهدف كل قناة. ستحقق كل طريقة اتصال أهدافًا مختلفة أيضًا ، لذا خصص مكانًا لتحديد ما تأمل في تحقيقه. على سبيل المثال ، في منشور على وسائل التواصل الاجتماعي ، قد تبحث عن متابعين أو اعجاب أو تعليقات جديدة. بينما بالنسبة إلى البريد الإلكتروني ، ربما تبحث عن زيادة في معدلات الفتح أو نسبة النقر إلى الظهور.

يجب أن تغطي رسائلك العديد من وسائل الاتصال التي تستخدمها في إستراتيجيتك التسويقية مثل:

  • وسائل التواصل الاجتماعي – التفاعل مع العملاء الجدد والمحتملين ، والعثور على المؤثرين ، وتتبع المنافسين ،
  • التسويق عبر البريد الإلكتروني – تواصل مع المشتركين في قناتك للترويج للأحداث والمدونات الجديدة ونقلها إلى أسفل مسار التسويق
  • النشرة الإخبارية الداخلية – اجعل موظفيك على اطلاع دائم بأخبار الشركة والتغييرات وتحديثات المنتجات والإعلانات
  • الطباعة – تواصل مع المستهلكين من خلال الكتيبات أو المقالات الصحفية أو اللوحات الإعلانية.
  • التسويق بالموبايل – إستراتيجية مفيدة بشكل خاص إذا كان عملك يحتوي على تطبيق الجوال، ولكن دفع الإشعارات والتسويق عبر الرسائل القصيرة لا يقتصران على التطبيقات.
  • الإعلانات الرقمية – تأكد من مواءمتك جيدًا مع فريق الإعلانات المدفوعة حتى تتمكن من التأكد من أن الإعلانات التي تعرضها ملائمة وموضوعية لأي حملات حالية أو أحداث قادمة.
  • وسائل الإعلام عبر الإنترنت – تواصل مع الصحفيين من خلال قصص أو بيانات صحفية للوصول إلى جمهور أوسع من أولئك الذين يتابعونك بالفعل أو مشتركون.

7. تحديد ميزانيتك

تعد الميزانية جزءًا أساسيًا من مرحلة التخطيط لاستراتيجية الاتصال الخاصة بك. من المهم أن تتأكد من كونك واقعيًا في مطابقة خطتك مع مواردك: حتى الميزانية الصغيرة يمكن أن يكون لها تأثير كبير إذا تم استخدام الموارد بشكل صحيح وفهمت أين تكمن نقاط قوتك.

8. تعيين المسؤوليات

تأكد من تحديد الشخص المناسب بوضوح في خطة الاتصال الخاصة بك – وتأكد من تحديد مسؤولياته بعناية. هل هم مسؤولون عن الدفع المباشر للحملات أم أن هناك حاجة إلى “موافق” نهائي لشخص آخر للاشتراك؟ بمن يجب الاتصال به إذا لم يكن متاحًا؟ من الذي سيساعدهم بكل الأصول الضرورية؟ سترغب في الحصول على إجابات لكل هذه الأسئلة في خطتك.

9. وضع جدول زمني واضح

يكون تخطيط الاتصالات أكثر فاعلية عندما يكون خطك الزمني منظمًا جيدًا مع التواريخ والأوقات المستهدفة. هذا أيضًا يجعل من السهل تحديد بعض الخطوات التالية التي يجب أن تحدث ، مثل المتابعات أو طلبات التعليقات. ستتمكن أيضًا من معرفة مكان حدوث بعض أدوات الحظر ويمكنك العمل على تصحيحها. يعد نموذج مخطط جانت مكانًا جيدًا للبدء ، والذي يساعدك على تخطيط كل ربع سنة وأهدافه المحددة في مخطط زمني واحد. تأكد من ترك مساحة للمشاريع والأنشطة غير المتوقعة التي قد تحدث خلال العام.

10. المتابعة

أخيرًا ، اعلم أن خطة الاتصال الخاصة بك ليست معصومة من الخطأ. ستكون هناك دائمًا تغييرات ، على الرغم من أنه لا ينبغي إجراؤها باستخفاف أو في فراغ. نظرًا لأن العديد من الإدارات والفرق تشارك في ضمان تنفيذ خطط الاتصال الخاصة بك دون أي عوائق ، فمن الضروري أن تُبقي الجميع مشاركين. قم بإجراء تسجيل وصول مع فريقك لتقييم أهدافك وأدائك بانتظام لمعرفة ما إذا كنت تحقق معالمك وأهدافك. أثناء عمليات تسجيل الوصول هذه، قد تكون هناك فرص غير متوقعة للارتقاء برسالتك ، أو قد تكتشف أزمة محتملة ، مما يعني أنك ستحتاج إلى إجراء تعديل طارئ لخطة اتصالات الأزمات الخاصة بك.

https://www.meltwater.com/en/blog/best-social-media-marketing-examples