أصبحت المؤتمرات الإعلامية أداة لا غنى عنها للمنظمات والمسؤولين الحكوميين والرؤساء التنفيذيين للشركات للتواصل مباشرة مع الجمهور ووسائل الإعلام، وتعد منصة لمعالجة القضايا الحرجة، والإعلان عن مبادرات جديدة، وإدارة الأزمات، أو مشاركة التحديثات المهمة. ويتطلب إعداد المؤتمرات الصحفية التخطيط الدقيق والتواصل الفعال والاهتمام بالتفاصيل. من خلال تحديد أهداف واضحة ورسائل اتصالية، واختيار المكان والتوقيت المناسبين، وصياغة البيانات الصحفية المقنعة، ودعوة وسائل الإعلام وإشراكها، وإدارة المتطلبات اللوجستية والفنية، ومتابعة التغطية بعد الحدث.
وسنوضح بالتفصيل الخطوات الرئيسة لإعداد المؤتمرات الصحفية والاستراتيجيات لتعظيم فعاليتها،
الخطوة الأولى : تحديد الأهداف و الرسائل الاتصالية
قبل تنظيم المؤتمر الصحفي من الأهمية تحديد الأهداف الاستراتيجية، وتحديد الرسائل الاتصالية التي تريد نقلها إلى وسائل الإعلام والجمهور. سيساعد هذا على التركيز لضمان أن يخدم المؤتمر الصحفي غرضه؛ فكر فيما تريد تحقيقه سواء كان ذلك للإعلان عن حدث جديد، أو تقديم تحديثات، أو توليد التغطية الإعلامية. بمجرد تحديد أهدافك، حدد الرسائل الاتصالية التي تتوافق مع تلك الأهداف والتي ستتردد صداها مع الجمهور المستهدف.
الخطوة الثانية : اختيار المكان والتوقيت المناسبين
وهذه خطوة مهمة لنجاح المؤتمر، وينبغي أن يكون المكان سهل الوصول إليه بالنسبة لوسائل الإعلام ويحتوي على المرافق اللازمة، مثل المسرح والمنصة والمعدات السمعية والبصرية. مع الأخذ في الحسبان حجم المكان بناءً على العدد المتوقع من الحضور والتغطية الإعلامية التي تتوقعها. بالإضافة إلى ذلك، التأكد من أن المكان يعكس طبيعة وموضوع الحدث الخاص. وكذلك التوقيت. تجنب جدولة المؤتمر الصحفي خلال ساعات الذروة الإخبارية أو التعارض مع الأحداث الكبرى الأخرى التي قد تصرف انتباه وسائل الإعلام. ابحث في المشهد الإعلامي وحدد أفضل الأوقات لضمان قدر من التغطية الإعلامية والحضور.
الخطوة الثالثة : صياغة البيان الصحفي الاحترافي
يعد البيان الصحفي الاحترافي عنصرًا أساسيًا في المؤتمر الصحفي، فهو بمثابة وثيقة موجزة وغنية بالمعلومات توفر للصحفيين التفاصيل اللازمة حول الحدث. ويجب أن يتضمن البيان الصحفي عنوانًا جذابًا ومقدمة موجزة وتفاصيل الحدث الرئيسة واقتباسات من منظمي الحدث أو أصحاب المصلحة الرئيسيين، ومعلومات الاتصال. والتأكد من تسليط الضوء على جوانب الحدث، وسبب أهميته.
الخطوة الرابعة : دعوة وسائل الإعلام والمؤثرين
وتتم هذه الخطوة بإرسال الدعوات لوسائل الإعلام لحضور المؤتمر، من خلال إنشاء قائمة إعلامية تتكون من الصحفيين والمراسلين والمنافذ الإعلامية ذات الصلة التي تغطي أحداثًا مماثلة. أرسل دعوات شخصية لكل جهة اتصال إعلامية، مع تسليط الضوء على الرسائل الرئيسة، وفوائد حضور مؤتمرك الصحفي. تابع ذلك من خلال المكالمات الهاتفية أو رسائل البريد الإلكتروني لتأكيد حضورهم والرد على أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديهم.
ومن الضروري أثناء المؤتمر الصحفي، إشراك وسائل الإعلام وجعلها تشعر بالمشاركة من خلال تعيين المتحدث أو منظم للحدث لتقديم عرض مقنع يجذب انتباه الصحفيين. وتشجيع التفاعل بتخصيص الوقت للأسئلة والأجوبة، وتوفير الموارد أو المواد الإضافية التي يمكن للصحفيين استخدامها لتغطيتهم.
الخطوة الخامسة : إدارة المتطلبات اللوجستية والفنية
لضمان المؤتمر الصحفي السلس والناجح، من الأهمية بمكان إدارة المتطلبات اللوجستية والفنية بشكل فعال. والتي تتضمن ترتيب المقاعد واللافتات المناسبة لوسائل الإعلام، مع التأكد من أن لديهم رؤية واضحة للمسرح والمتحدثين، واختبار المعدات السمعية، ومواقف المركبات، وتفقد وسائل السلامة
الخطوة السادسة : متابعة التغطية الإعلامية بعد الحدث
من الضروري متابعة وسائل الإعلام وتزويدها بالمعلومات أو الموارد الإضافية التي قد تحتاجها. كما يمكن أرسال مذكرة شكر أو بريدًا إلكترونيًا للتعبير عن امتنانك لحضورهم وتغطيتهم. وفر لهم إمكانية الوصول إلى صور الحدث أو مقاطع الفيديو أو أي مواد أخرى ذات صلة يمكن أن تدعم تغطيتهم بعد الحدث.
راقب التغطية الإعلامية لمؤتمرك الصحفي وحدثك، وتواصل مع الصحفيين الذين غطوا حدثك. ومن المهم مشاركة مقالاتهم او تغطياتهم أو تقاريرهم على منصات التواصل الاجتماعي، وموقع الويب الخاص لزيادة التعرض والوصول إلى الجمهور الأوسع.
تجنب هذه الأخطاء أثناء المؤتمر الصحفي
عادة ما تكون المؤتمرات الإعلامية محفوفة بالتحديات المحتملة وحتى المحترفين المخضرمين يمكن أن يرتكب أخطاء تتراوح من الأخطاء البسيطة إلى الأخطاء الجسيمة، والتي يمكن أن تطغى على الرسالة المقصودة، وتؤدي هذه الأخطاء إلى الارتباك أو التغطية الإعلامية السلبية، أو حتى ردود الفعل العامة. أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا.
- الافتقار إلى التحضير
الإعداد الجيد يؤدي إلى نتائج رائعة؛ ليتمكن المتحدث من تقديم المعلومات بثقة، والتحكم في السرد، والتعامل مع التحديات غير المتوقعة، وكذلك الرسائل غير المتماسكة، والفشل في توقع الأسئلة الصعبة، وحتى القضايا الفنية التي كان من الممكن معالجتها.
- ضعف مهارات الاتصال
في المؤتمر الصحفي، يتطلب من المتحدثين نقل معلومات معقدة بطريقة جذابة لجمهور عريض، ومن الخطأ استخدام المصطلحات أو اللغة الفنية المفرطة التي قد لا يفهمها المستمع العادي. مما يؤدي إلى تنفير الجمهور ، وإضعاف الرسالة التي تؤدي إلى الارتباك وسوء التفسير.
- عدم فهم الجمهور والتفاعل معه
يرتكب المتحدثون خطأ شائع هو عدم تكييف رسالتهم مع احتياجات جمهورهم. ويؤدي تجاهل توقعات الجمهور أو عدم معالجة مخاوفهم إلى التفاعل الضعيف، ويتطلب المتحدث توصيل رسالته، وتعزيز الاتصال بالجمهور ومعالجة مخاوفهم وخلق حوار يبني الثقة والمصداقية.
- عدم توقع الأسئلة الصعبة
عادةً يجيب المتحدثون على أسئلة الصحفيين. من خلال الرد على الاستفسارات المباشرة، أو الأسئلة الصعبة وحتى المواجهة. ومن الخطأ الاستجابة بشكل دفاعي أو مراوغ للأسئلة الصعبة؛ مما يخلق انطباعًا بأن المتحدث لديه ما يخفيه أو أنه لا يتحكم في الموقف. ومن المهم تقديم إجابات واضحة وصادقة ومدروسة جيدًا على الأسئلة الصعبة يعزز من مصداقية المتحدث.
- تكرر الأعطال الفنية
سواء عطل الميكروفون أو العرض، أو التصميم، أو انقطاع المعدات السمعية والبصرية والتي تتسبب في تشتت الانتباه عن الرسالة الرئيسة، ويمكن تجنب هذه المشكلات من خلال الاختبار الشامل والإعداد المسبق. ، واختبار التقنية، ويمكن وضع خطط احتياطية تمنع هذه الانقطاعات وتحافظ على احترافية الحدث.
نصائح مهمة للمتحدثين في المؤتمر الصحفي
• يجب أن يكون المتحدث شخصية موثوقة، والثقة هي مفتاح نجاح المؤتمر الصحفي مثل الرئيس التنفيذي، والمتحدث الرسمي، وكبار المسئولين.
• التحضير الجيد للمتحدث من أهم عناصر النجاح خاصة تنظيم المحتوى
• أهمية التدرب على الرسالة الرئيسة، وتوقع الأسئلة المحتملة وإعداد الإجابات
• امتلاك المتحدث مهارات الاتصال الفعّالة خاصة نبرة الصوت ولغة الجسد
• ومن المهم التفاعل مع الجمهور مع الحفاظ على الاحترافية.
• العمل مع فرق العلاقات العامة لتكييف الرسالة مع الجمهور.
• استخدم أسلوب السرد القصصي لإيصال الفكرة للمتلقين
• توقع الأسئلة الحرجة ,وإعداد الإجابات بوضوح وبشكل مباشر.
• إدارة الأسئلة الصعبة أو التي لا تتعلق بالموضوع.
• الحفاظ على الهدوء تحت الضغط وتجنب الردود الدفاعية.
فن التواصل 